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Rôle du conseil

Administrateurs, présents pour les éleveurs

Le Conseil d'administration de la Société Ayrshire du Québec doit tout d'abord être composé d'un administrateur pour chacun des 7 districts existants :

District 1 : Clubs Bas Saint-Laurent, Rivière-du-Loup et Est du Québec
District 2 : Clubs Etchemin / Lotbinière et Les Érables
District 3 : Clubs Bois-Francs et Saint-François
District 4 : Club Bedford / Saint-Hyacinthe
District 5 : Clubs Howick / Huntington, Laurentien, Pontiac et la région de l'Abitibi-Témiscamingue
District 6 : Clubs de Lanaudière et Portneuf / Mauricie
District 7 : Clubs Saguenay / Lac St-Jean et Charlevoix

Le Conseil d'administration a donc quelques rôles et mandats à accomplir :

  • Décider l'orientation générale de la Société
  • Planifier des activités durant l'année
  • Faire le suivi des recommandations de l'assemblée annuelle
  • Représenter la Société
  • Donner des mandats aux comités spéciaux
  • Gérer l'entrée et la sortie de l'argent, ainsi que l'administration générale de la Société
  • Embaucher des employés et faire leur évaluation annuellement en fonction des objectifs établis

 

Le Conseil d'administration doit aussi procéder à la nomination d'un Conseil exécutif qui est composé du président, du vice-président et d'un membre du Conseil d'administration. Il est aussi possible d'ajouter un secrétaire et/ou un trésorier. Le Conseil exécutif a la charge de :

  • Gérer les affaires courantes
  • Prendre des décisions dans les situations où l'urgence rend impossible la tenue d'une réunion régulière
  • Exécuter les mandats qui lui sont assignés par les membres du Conseil d'administration

 

Le rôle des officiers

Le président :

  • Convoque et préside les réunions
  • Est responsable des affaires de la Société
  • Assure le respect des règlements
  • Est le fondé de pouvoir de la Société
  • Siège d'office sur tous les comités

 

Le vice-président :

  • Assiste le président dans ses fonctions
  • Remplace le président en cas d'absence
  • Exécute les résolutions que le Conseil d'administration peut lui confier

 

Le membre du Conseil exécutif :

  • Prend le relais en cas d'absence du président et du vice-président

 

Toutes ces personnes travaillent pour vous, dans votre intérêt, mais il faut aussi que vous vous impliquiez. Le plus important dans tout cela, c'est que si vous avez des idées, présentez-vous aux assemblées pour les transmettre, cela pourrait être bénéfique pour vous et pour les éleveurs et surtout pour la race.

 

Avec vous en tout temps

La Société Ayrshire du Québec est là pour ses membres. Dans un premier temps, la Société a pour but de :

  • Promouvoir la race Ayrshire
  • Communiquer avec ses membres et les informer
  • Trouver et organiser des marchés commerciaux
  • Protéger et représenter les intérêts des membres
  • Promouvoir la consommation des produits laitiers et du terroir surtout d'origine Ayrshire
  • Étudier et faire des recommandations pertinentes à propos de l'élevage de la Ayrshire
  • Encourager les membres à évoluer en utilisant les techniques de pointe : insémination, contrôle laitier, classification et enregistrements, et ce, dans le but d'améliorer la génétique et la rentabilité des élevages
  • Développer des partenariats avec les différents intervenants du milieu de l'élevage québécois

 

Ensuite, afin de réussir à combler toutes ses responsabilités, le Conseil d'administration a modifié en 2008 l'organigramme de la Société Ayrshire du Québec. Dorénavant, la première personne sous la responsabilité du Conseil d'administration est le coordonnateur, qui gère les actions qui doivent être priorisées. Celui-ci s'occupe ensuite de s'assurer que les actions soient mises en place soit par le Centre de services des races laitières, soit par le conseiller de Ayrshire Québec ou par le conseiller de Ayrshire Canada.

ORGANIGRAMME DE LA SOCIÉTÉ DES ÉLEVEURS AYRSHIRE DU QUÉBEC 2009


Le conseiller de Ayrshire Québec conserve les mêmes tâches. Ses principales activités tout au cours de l'année débuteront par des visites de fermes. En effet, sa priorité est de visiter des éleveurs, et ce, pour de nombreuses raisons. Il visite les membres afin de répondre aux questions par rapport à la Société et il conseil les éleveurs en matière d'élevage et d'avancement génétique. À certains moments de l'année, ces visites peuvent servir pour aider les gens à sélectionner les animaux qui pourraient se démarquer à leur exposition. Ensuite, en collaboration avec le CIAQ, il sélectionne les animaux qui composent l'exhibit du CIAQ au SIL et finalement, il sélectionne les animaux qui défileront dans l'arène lors de la Vente Élite. Lors de ses journées sur la route, le conseiller Ayrshire Québec a aussi à faire de la prospection dans le but de trouver des nouveaux membres. Cela permettra de promouvoir les outils d'amélioration génétique, offerts par l'enregistrement, la classification et le contrôle laitier. Il doit travailler avec les troupeaux qui n'enregistrent pas leurs animaux afin qu'ils le fassent. Pour terminer, le conseiller s'implique le plus possible lors des réunions afin de faire le lien entre les éleveurs qu'il visite, les membres des comités et le bureau de direction de la Société. Il fait aussi la promotion de la race en participant aux différents salons, en organisant des exhibits lors de différentes expositions et en participant aux exhibits à l'extérieur de la province.

N'hésitez donc pas à communiquer avec la Société. La coordonnatrice pourra vous fournir de l'aide, des références, de la traduction et encore plus.

 

Faire une place aux nouveaux...

Les nouveaux membres sont fragiles car ils ont décidé d'adhérer à l'Association, mais s'ils n'ont rien en retour, ils n'auront pas d'intérêts à continuer à être membre l'année suivante. C'est donc pour éviter de perdre des membres par négligence que depuis le printemps 2008, il y a une nouvelle politique de visite des nouveaux membres. En effet, le conseiller technique de Ayrshire Québec doit visiter les nouveaux membres dans les 60 jours suivant leur inscription afin de remplir une fiche qui fait le portrait de la ferme en question. Cela permettra ensuite un meilleur suivi car le conseiller pourra noter les améliorations et ainsi féliciter l'éleveur.

De plus, afin que le Conseil d'administration de chaque club soit au courant des gens qui ont adhéré à la Ayrshire dans leur région, la coordonnatrice de la Société Ayrshire du Québec s'engage à faire parvenir régulièrement aux président(e)s et secrétaires des Clubs une liste des nouveaux membres. Cela permettra aux Clubs de pouvoir eux-mêmes rendre visite à leur nouveau membre car cela peut être très apprécié, ou tout simplement leur passer un coup de fil, spécialement dans les cas où ce sont des éleveurs qui ont très peu de sujets Ayrshire dans leur troupeau. Ceux qui connaissent mieux la race peuvent faire un suivi en suggérant des accouplements et en répondant aux interrogations au sujet de l'enregistrement, des transferts ou sur d'autres sujets.